Phương pháp xác định VGM tưởng chừng đơn giản nhưng lại ẩn chứa nhiều cạm bẫy khiến các doanh nghiệp xuất nhập khẩu dễ dàng mắc sai lầm. Nhiều người cho rằng chỉ cần ghi đại một con số là xong, nhưng thực tế, việc khai báo sai khối lượng VGM có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng, từ việc container bị từ chối xếp hàng đến những rủi ro an toàn trên biển cả. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích các phương pháp xác định VGM, bóc trần những ngộ nhận và cung cấp góc nhìn đa chiều, gai góc nhưng đầy tính xây dựng để bạn có thể áp dụng ngay lập tức.
Vì sao việc xác định VGM lại trở thành 'bài toán' nan giải?
Nhiều doanh nghiệp cho rằng VGM chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần, một con số để 'lấp đầy' tờ khai. Quan điểm này hết sức nguy hiểm. Theo Công ước SOLAS, VGM là trách nhiệm pháp lý của người gửi hàng (shipper). Khai sai trọng lượng có thể dẫn đến việc xếp hàng không cân bằng trên tàu, gây mất ổn định, thậm chí lật úp. Các vụ tai nạn hàng hải trong quá khứ, dù không trực tiếp quy kết hoàn toàn do sai số VGM, nhưng đã cho thấy sự cần thiết của việc kiểm soát khối lượng chặt chẽ. Sự khác biệt giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng khai báo có thể chỉ vài trăm kg, nhưng khi nhân với hàng nghìn container trên một con tàu lớn, hậu quả là khôn lường. Việc tìm hiểu Công ước SOLAS là bước đầu tiên để hiểu rõ bản chất của quy định này.
Hai Phương Pháp Xác Định VGM Theo Quy Định: Ưu và Nhược Điểm
Công ước SOLAS quy định hai phương pháp chính để xác định VGM, mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng từ phía chủ hàng.
Phương pháp 1 Cân Nguyên Container Sau Khi Đóng Hàng
Đây là phương pháp trực tiếp và có độ chính xác cao nhất. Chủ hàng sẽ cân toàn bộ container sau khi đã hoàn tất việc đóng hàng và chèn lót. Cân này phải là cân kiểm định, đảm bảo độ tin cậy.
- Ưu điểm: Độ chính xác cao, phản ánh đúng khối lượng thực tế của container. Giảm thiểu sai số do cộng dồn các yếu tố.
- Nhược điểm: Yêu cầu có thiết bị cân container đạt chuẩn tại cảng hoặc các điểm cân được cấp phép. Chi phí có thể cao hơn nếu phải sử dụng dịch vụ cân ngoài. Việc này đôi khi gây chậm trễ nếu phải chờ đợi lịch cân, đặc biệt vào mùa cao điểm.
Trong bối cảnh tại Việt Nam, việc tiếp cận các trạm cân container có kiểm định vẫn còn hạn chế ở một số khu vực, khiến cách cân VGM container này không phải lúc nào cũng khả thi.
Phương pháp 2 Tính Toán Từ Các Yếu Tố Riêng Lẻ
Phương pháp này yêu cầu chủ hàng cộng tổng trọng lượng của từng kiện hàng, vật liệu chèn lót, đóng gói và cộng với trọng lượng vỏ container rỗng (tare weight).
- Ưu điểm: Linh hoạt, không phụ thuộc vào việc có sẵn trạm cân container. Có thể thực hiện ngay tại kho bãi của doanh nghiệp nếu nắm rõ thông tin.
- Nhược điểm: Độ chính xác phụ thuộc hoàn toàn vào việc ghi nhận trọng lượng chính xác của từng kiện hàng và tare container. Sai số cộng dồn có thể xảy ra nếu thông tin ban đầu không chuẩn xác.
Để áp dụng phương pháp 2 tính VGM một cách hiệu quả, việc quản lý dữ liệu trọng lượng hàng hóa chi tiết và chính xác là yếu tố then chốt. Các thông số gross (tổng trọng trọng lượng tối đa cho phép), tare (trọng lượng vỏ container) và payload (trọng lượng hàng hóa tối đa) thường được in rõ trên cửa container ISO, đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán.
Công thức tính VGM và trách nhiệm của người gửi hàng
Công thức chung để xác định VGM rất đơn giản: VGM = Trọng lượng hàng hóa + Trọng lượng vật liệu chèn lót, đóng gói + Trọng lượng vỏ container (Tare).
Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhấn mạnh là quy định cân VGM đặt ra trách nhiệm hoàn toàn thuộc về người gửi hàng (shipper). Hãng tàu chỉ tiếp nhận thông tin VGM đã được xác minh. Nếu VGM khai báo không chính xác, mọi trách nhiệm pháp lý và phát sinh chi phí sẽ thuộc về shipper.
Nhiều hãng tàu cung cấp mẫu VGM chuẩn để chủ hàng điền vào, giúp đơn giản hóa quy trình. Tuy nhiên, bản chất của việc xác định khối lượng vẫn nằm ở người gửi hàng.
Những Lầm Tưởng Cần Loại Bỏ Về VGM
Có nhiều quan niệm sai lầm về VGM mà các doanh nghiệp cần loại bỏ ngay lập tức:
- VGM chỉ là thủ tục cho vui: Sai lầm tai hại nhất. VGM là yêu cầu pháp lý đảm bảo an toàn.
- Cứ khai đại một con số: Nguy cơ bị phạt, từ chối xếp hàng, và tiềm ẩn rủi ro an toàn.
- VGM liên quan đến hải quan: Thực tế, VGM là vấn đề giữa shipper, cảng và hãng tàu. Thủ tục hải quan là một quy trình riêng biệt. Việc nộp phiếu VGM cho cảng hoặc hãng tàu là để phục vụ công tác xếp dỡ và vận hành tàu.
Việc hiểu rõ bản chất và quy trình xác định VGM không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối không đáng có mà còn góp phần vào sự an toàn chung của hoạt động vận tải biển quốc tế. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc chuẩn bị các chứng từ xuất nhập khẩu, hãy tham khảo ngay BỘ CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU để có cái nhìn tổng quan và chuẩn bị đầy đủ.
Lời kết
Xác định VGM không chỉ là tuân thủ quy định mà còn là hành động thể hiện trách nhiệm của chủ hàng đối với sự an toàn của chuyến đi. Dù áp dụng phương pháp xác định VGM nào, sự chính xác và minh bạch trong khai báo là yếu tố then chốt. Hãy trang bị cho mình kiến thức vững chắc và áp dụng đúng đắn các quy định để đảm bảo hàng hóa của bạn được vận chuyển an toàn và hiệu quả.
