Cập nhật chữ ký số Hải quan là quy trình bắt buộc để đảm bảo hoạt động khai báo diễn ra thông suốt trên hệ thống VNACCS. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn, thậm chí là bế tắc khi đối mặt với các bước kỹ thuật phức tạp. Liệu có phải quy trình này quá rườm rà, hay do chúng ta chưa thực sự hiểu đúng bản chất?
Quy trình Cập nhật chữ ký số Hải quan Từng Bước Chi Tiết
Để tránh tình trạng lỗi chữ ký số không hợp lệ hoặc gián đoạn khai báo, việc nắm vững quy trình là yếu tố then chốt. Dưới đây là các bước chi tiết để cập nhật chứng thư số mới trên website Tổng cục Hải quan và hệ thống VNACCS.
Bước 1 Cài đặt và thiết lập công cụ hỗ trợ
Đây là bước tiền đề, tưởng chừng đơn giản nhưng lại là nơi nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn nhất khi thực hiện đổi USB Token khai hải quan. Hãy chắc chắn bạn đã thực hiện đúng các yêu cầu sau:
- Cài đặt và kích hoạt USB Token: Đảm bảo thiết bị của bạn đã được cài đặt đầy đủ driver và hoạt động ổn định.
- Cài đặt Java Hải quan: Chỉ cài đặt phiên bản Java được khuyến nghị bởi cơ quan Hải quan. Nếu máy tính có nhiều phiên bản, hãy gỡ bỏ tất cả và chỉ giữ lại bản Java Hải quan. Việc này giúp tránh xung đột phiên bản, nguyên nhân phổ biến gây ra lỗi bảo mật.
- Trình duyệt tương thích: Trang Cập nhật chữ ký số Hải quan hoạt động tốt nhất trên Internet Explorer 11 hoặc Microsoft Edge (với chế độ IE mode). Việc sử dụng các trình duyệt khác có thể dẫn đến hiển thị sai hoặc không truy cập được chức năng.
Bước 2 Đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số
Phần này yêu cầu sự chính xác tuyệt đối. Thông tin đăng ký cần trùng khớp với thông tin trên chứng thư số bạn đang sử dụng. Nếu gặp khó khăn, hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết tại hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp sử dụng chữ ký số.
Bước 3 Cập nhật thông tin chữ ký số trên hệ thống VNACCS
Đây là bước trung tâm của quy trình gia hạn chữ ký số VNACCS. Lưu ý kỹ các điểm sau:
- Truy cập trang Hải quan tại
https://dknsd.customs.gov.vn/Pages/dn.aspx. - Nhấn Đăng nhập, cắm chữ ký số (CKS) cũ để đăng nhập ban đầu. Nếu không còn CKS cũ hoặc CKS đã hết hạn, bạn cần thực hiện các bước xử lý riêng theo hướng dẫn của Tổng cục Hải quan.
- Sau khi đăng nhập thành công, hãy cắm CKS mới và mở lại trang trên một tab mới.
- Tại mục I. Đăng ký, chọn 5. Đăng ký thay đổi thông tin tài khoản quản trị.
- Trong màn hình Đăng ký/cập nhật tài khoản quản trị, điền đầy đủ thông tin: Mã số thuế, Email, thiết lập Mật khẩu.
- Ở mục Thông tin chữ ký số, chọn đúng chữ ký số MISA (đảm bảo Mã số thuế trong chữ ký số trùng khớp). Nhấn Cập nhật thông tin chữ ký số của tài khoản quản trị.
- Nhập mã PIN USB Token MISA eSign khi được yêu cầu và nhấn Ok. Nếu nhận được thông báo cập nhật thành công, bạn đã hoàn thành bước này.
Bước 4 Sửa thông tin đăng ký trên hệ thống
Quay lại trang chủ và chọn II. Sửa thông tin đăng ký, sau đó chọn 1. OE2102 Sửa thông tin chung và người sử dụng. Tại đây:
- Chuyển đến tab Thông tin người khai Hải quan.
- Chọn User code có số serial trùng với serial trước khi gia hạn.
- Nhấn Lựa chọn chữ ký số, chọn CKS MISA mới.
- Điền ngày hiệu lực (thường là ngày bạn thực hiện thay đổi).
- Nhấn Ghi để hoàn tất.
Lưu ý quan trọng: Nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng một chữ ký số duy nhất cho khai báo hải quan, bạn sẽ chỉ thấy một dòng User code. Hệ thống sẽ thông báo Cập nhật thành công.
Bước 5 Tra cứu và gửi thông tin đã cập nhật
Cuối cùng, để xác nhận việc đăng ký lại chữ ký số hải quan đã hoàn tất:
- Vào mục IV. Tra cứu, chọn 1. OE4001. Tra cứu thông tin đăng ký.
- Tích chọn Đăng ký mới và Sửa sau phê duyệt.
- Nhấn Tìm kiếm và Gửi.
- Trong bảng kết quả, nhập tên người gửi, địa chỉ email và lựa chọn chứng thư số mới.
- Nhấn Ký chữ ký số rồi nhấn Gửi.
Khi hệ thống hiển thị thông báo Đã gửi bản khai cho Hải quan, nghĩa là bạn đã cập nhật thành công chứng thư số lên hệ thống VNACCS. Sau 0h00 ngày hôm sau, bạn có thể bắt đầu khai báo với thông tin chữ ký số mới.
Việc hiểu rõ quy trình và chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tránh những phiền phức không đáng có. Nếu gặp trục trặc với đổi USB Token khai hải quan hoặc các vấn đề liên quan đến chứng thư số, đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ.
Tham khảo thêm các quy định và thủ tục liên quan tại THỦ TỤC & KHAI BÁO HẢI QUAN.